Methods

The importance of revising the manual in translation processes with Cat Tools

For what concerns the translations management, especially if you have a Cat tool, sometimes it is necessary to hire more than one translator. One is available today, tomorrow another one, everything is always urgent…

The first mistake is to recycle the translation of a manual and send in translation only the untranslated part. The second mistake (done by the translation agency) occurs when the documents are sent to a different translator than the one who worked on a similar project. The third error is to import the translated texts without checking the whole manual.

Let’s start from the beginning. When a company acquires a translation recycling system, it builds an historical data. The company recycles the texts in all the languages because it doesn’t want to pay again for what it has been already translated. We often hear: “…it was everything all right”, “…Nobody ever complained about the translations”. It is necessary to make a fundamental analysis and define what can be recycled. There can be the risk of non-uniformity in the terminology within the recycled texts.

We must insert in the TM (Translation Memory) only what is coherent with the terminology. Once the text has been checked in line with the selected terminology, it is possible to insert it in the translation memory. Like this, we create a terminological database and a translation memory. These are the main tools of a company who wants to hire different translators without compromising the expected result.

It is anyhow necessary to send to the translator the whole manual, with the parts already translated. The translator can correct an oversight, update a term, maintaining like this the translation memory.

The author must always refer to the translation memory. Before writing a sentence, we must search it in the database and, in case, modify it to create a new one. The research is usually done thanks to the key words but how can we look for a specific sentence if there is not a specific terminology? How can we tell the user “search within the manual” (CTRL+F on html or pdf) if a component has been called in many ways within the manual itself or within the technical documentation in general?

Using a correct terminology will give power to the brand, coherence to the texts, efficiency to the safety warnings and will help the user identifying the denomination of a component; from the electrical diagram to the spare parts catalogue, to the technical attachments. Let’s learn from the web: in the SEO perspective, the denomination is very important if one wants to be found and then sell.

Acquiring a CAT software has a reduced cost compared to a normal translation procedure, and it will be compensated in a few weeks (depending on the quantity of texts to translate and in how many languages) but is very useful to give certitude and coherence to the texts of today and tomorrow.

L’XML come linguaggio per la redazione

Utilizziamo un sistema di redazione dei testi basato sul linguaggio XML.

Ecco le fasi principali:

• analisi e progettazione del documento tecnico (quanti prodotti? quante varianti? a chi è rivolta l’informazione? in che modo l’utente userà l’informazione?)
• creazione dei contenuti validi per la tipologia di prodotto (descrizione, sicurezza, manutenzione)
• creazione della struttura che identifica lo schema del documento e le varianti del prodotto
• creazione delle regole grafiche per impaginazione automatica
• inserimento dei testi e delle immagini
• convalida delle informazioni
• pubblicazione

n questo contesto, testi e immagini sono facilmente manipolabili per creare manuali tecnici, brochure, schede di prodotto e procedure di manutenzione. I testi sono recuperabili per altri progetti purché ci sia un metodo redazionale basato sulla grammatica, terminologia e sullo stile linguistico. Il testo così redatto può essere elaborato in modo più efficiente dai sistemi di CAT rendendo il riuso ancora più proficuo.

In AP Publishing siamo specializzati nella redazione delle informazioni tecniche. Affrontiamo il progetto mettendoci dalla parte del consumatore e mettendo al suo servizio la nostra capacità analitica. Utilizziamo la terminologia in base all’utenza cui è rivolto il prodotto. Guidiamo le aziende nella scelta dei metodi per arrivare alla gestione ottimale della documentazione.

L’XML come gestore di contenuti anche per le traduzioni

Il servizio offerto da AP Publishing prevede la gestione della documentazione in tutte le sue fasi: dalla redazione, alla traduzione fino alla pubblicazione.

I contenuti saranno redatti in lingua originale (italiano o inglese). I testi esistenti e convalidati saranno recuperati utilizzando un motore di ricerca di frasi, contenute in un database suddiviso in contesti. Il testo recuperato in lingua originale avrà legato a sé tutte le traduzioni (in teoria tutte le lingue del mondo, in pratica… non vi serviranno mica tutte!). Le frasi nuove saranno scritte con metodo e taggate in XML per poi essere inserite nel database. Tutto il testo del documento in lingua di redazione (nuovo e recuperato), sarà processato ed esportato. Il risultato è un file XML, gestibile in traduzione con i più diffusi sistemi CAT. Il file sarà inviato in traduzione/revisione e successivamente importato nel software di publishing e impaginato automaticamente. Il controllo sui testi effettuato dai revisori garantirà la corrispondenza e l’uniformità terminologica. Il database si arricchisce di frasi in lingua originale (cercabili dal redattore prima di scriverne una nuova) e di traduzioni.

AP Publishing esegue redazione in lingua italiana ed inglese. Gestiamo l’impaginato delle lingue asiatiche e arabe grazie alle piattaforme localizzate per il medio oriente.

Progettazione e Redazione

Ancor prima degli strumenti occorre il metodo redazionale. Occorre tener conto della terminologia ed educare tutta l’azienda a non inventarsi termini inusuali, dal marketing, al commerciale e soprattutto l’ufficio tecnico che è quello che introduce i nuovi componenti e nuovi termini per individuarli.

Perché progettare la documentazione

• per individuare le informazioni valide per tutti i prodotti del costruttore
• per individuare le informazioni valide per la famiglia del prodotto
• per scomporre un’informazione nelle sue parti (testo, tabella, avvertenza o nota, divieto o obbligo, e immagine)
• per impostare i rimandi agli argomenti, in modo da non gonfiare i documenti con informazioni ridondanti
• per uniformare tutta la documentazione del costruttore, per dare uno stile alle pubblicazioni dedicate ai clienti

Perché adottare un metodo redazionale, composto da regole grammaticali e terminologiche

• per dare al team di redattori delle regole da seguire al fine di scrivere nella stessa forma
• per lavorare sulla funzione dell’informazione
• per chiamare un oggetto in modo univoco, in tutti i documenti
• per creare un database terminologico da condividere con i redattori e i traduttori
• per lavorare con le illustrazioni in modo da descrivere un’operazione con meno parole possibili
• per avere la possibilità di cercare la frase in un database prima di scriverne una nuova per ottenere percentuali di recupero maggiori in fase di traduzione

L’unione di questi due metodi con uno strumento di gestione dei contenuti, potente come i CMS e i CCMS, la conoscenza dei prodotti, delle norme, delle direttive e delle procedure di lavoro ci permette di ottenere un documento flessibile, completo e conciso.

Metodo standard o strutturato?

Sappiamo che l’osso duro per i costruttori sono i costi per la produzione e gestione della documentazione intesa in termini di traduzione più che di redazione. I documenti da redigere sono più di uno (schede tecniche, manuali di istruzione, installazione, procedure di manutenzione per i centri assistenza, testi per il sito, fascicoli e documentazione interna dedicata alla produzione, magari in siti aziendali ubicati in diversi paesi del mondo), riferiti a più prodotti, e quelli da tradurre sono molti di più.

Il costo della redazione non dovrebbe essere inferiore al costo della traduzione in una lingua. Ma in molti casi però lo è. Per smentire tale affermazione occorre un coordinamento fra i contenuti dei documenti riferiti a prodotti diversi. Ecco il perché del CMS.

Quando è il momento di passare alla gestione strutturata della documentazione?

Tutte le aziende iniziano a scrivere i documenti in modalità standard. Si apre un file di word e si inseriscono i testi, le foto e le immagini o i disegni. I più lungimiranti scelgono gli stili dei paragrafi e dei titoli, poi inseriscono il sommario e fanno il PDF. I prodotti sono pochi, le traduzioni anche. Poi con il passare dei mesi, arrivano le personalizzazioni, il progresso tecnologico, il nuovo software, i nuovi prodotti, l’apertura del mercato e l’internazionalizzazione dell’azienda.

Adesso lavorare in modalità standard è diventato complicato. Troppi documenti da gestire, troppe modifiche da apportare. Diventa difficile ricordarsi dove sta quel contenuto, su quale documento, archiviato dove e da chi. La gestione delle traduzioni è manuale e non controllata.

Continuare così, aumenterebbe solo i costi. Il recupero manuale dei testi porta con sé la possibilità di errori nel compiere l’operazione CTRL+C CTRL+V. Il recupero di una traduzione in una forma temporale diversa da quella di redazione porterà inesorabilmente a una scarsa qualità dei documenti tradotti. La mancanza di coerenza terminologica porterà a un incremento delle traduzioni oltre alla disomogeneità dei testi. L’utente non saprà quale termine cercare nel documento! Per la documentazione online, Google non saprà come rintracciare i vostri contenuti!

Spesso, partecipando ai seminari sull’argomento, sentiamo domandare dalla platea “Come posso accelerare la produzione della documentazione tecnica?” oppure si sente dire “i documenti dei miei concorrenti sono di poche pagine!”. Se vedete la soluzione ai vostri problemi solo con l’abbassare i costi della redazione e della traduzione c’è il rischio di pagare poco qualcosa che vale ancor meno.

Anche in modalità standard, occorre una base terminologica, regole redazionali, un’impaginazione controllata e pulita, l’uso dei riferimenti incrociati, dei codici di campo e delle proprietà avanzate per i file Office o Adobe (snippets, variabili e testo condizionale). Questa è già una modalità strutturata. Il metodo si acquisisce con il tempo ed è efficace solo dopo aver deciso come impostare l’informazione, come scriverla, che verbi utilizzare e con quale funzione, che termini utilizzare e quali no, quante immagini usare. Adesso è possibile inserire un CMS.

Il CMS elimina la gestione dei contenuti recuperati. Una volta che i testi sono stati standardizzati e convalidati, non li dobbiamo più modificare: li traduciamo e li recuperiamo per i progetti futuri. Il CMS elimina l’operazione di copia/incolla fra documenti ed elimina l’impaginazione. Il tempo e le risorse risparmiate da una parte, saranno investite per la qualità dei contenuti.

Il CMS non risolve i problemi di tempo e costo della documentazione in un primo momento. Il CMS chiede coerenza e capacità di strutturare un’informazione. Il CMS chiede al team di redattori di recuperare le frasi già create, dando la possibilità di ricercare i contenuti, di creare blocchi interi, di impostare i redattori e i revisori. Il CMS chiede il saper gestire gli stili automatici, le variabili, le condizioni. Chiede conoscenze informatiche di base per la documentazione web.