Gestione intelligente dei contenuti con il CCMS
Il miglior CCMS non è sufficiente perché si ripetono le solite inefficienze anche con uno strumento bellissimo!
Ci vuole una strategia per i contenuti
Un CCMS (Component Content Management System) intelligente è un CCMS adoperato per il riuso e la personalizzazione dei contenuti in base a fattori come il prodotto, il mercato, la lingua, il target di riferimento. Il CCMS può gestire testi, immagini e video consentendo l’archiviazione in blocchi di informazioni come metadati, immagini per i cataloghi o per i manuali (stampa e online), contenuti per il sito web, listino prezzi, assets, avvertenze di sicurezza, dati tecnici, descrizioni di prodotto, procedure operative, informazioni per uso interno e per gli utenti e servizi di assistenza.
Questo approccio favorisce lo sviluppo delle informazioni e dell’efficienza del CCMS stesso.
Dopo aver definito la struttura e la classificazione dei contenuti, si possono ottenere diversi benefici, tra cui:
- Riduzione dei costi di sviluppo dei contenuti.
- Minimizzazione dei costi di traduzione grazie al riuso.
- Delineazione di una buona strategia per migliorare la possibilità di trovare i contenuti.
- Attivazione di output diversi, PDF o HTML, portali online o documentazione integrata al prodotto.
- Centralizzazione e catalogazione dei contenuti in un unico “luogo”.
Per sfruttare appieno i vantaggi, occorre utilizzare un CCMS unico per l’intera azienda, dal marketing all’ufficio tecnico. Indispensabile la figura di un esperto di strategia dei contenuti che coordini i contenuti fra i vari uffici (settori) dell’azienda e ne mantenga l’ordine. Come illustrato da Toni Byrd-Ressaire al CCMS Open Forum organizzato a Bologna da COM&TEC:
- Il buon cliente: riflette sulla strategia dei contenuti in base alle esigenze aziendali e agli obiettivi. Se l’azienda vuole espandersi nel mercato ci vogliono le traduzioni. Queste possono essere affrontate con più serenità se si adotta, oltre alla strategia dei contenuti, anche un metodo di scrittura controllato basato sull’uso di una terminologia specifica e pensata.
- Il brutto cliente: acquista un CCMS prima di definire la strategia, affrontando la migrazione dei contenuti solo successivamente.
- Il cattivo cliente: acquista il CCMS, migra tutti i contenuti e poi si lamenta dei risultati.
Per una buona riuscita, la strategia dei contenuti e quella di migrazione devono andare di pari passo.
Parlare di strategia dei contenuti significa discutere della struttura (architettura) dei contenuti che ci permetterà di raggiungere gli obiettivi in base al target (utenti) a cui i contenuti sono dedicati. L’architettura rende il riuso possibile. Occorre preparare i metadati (anche con uno standard come DITA) in base al tipo di contenuto, effettuare un’analisi per capire il tipo di informazioni necessarie e come gestirle nel nuovo CCMS. Poi pubblicare in modo efficiente le informazioni in base alla selezione operata.
La strategia di migrazione riguarda l’analisi e la pianificazione dei contenuti prima della migrazione, con l’obiettivo di massimizzare il riuso. Ha dunque una durata limitata. È difficile pulire i contenuti, soprattutto se in grande quantità, ed il procedimento ha un costo elevato. Individuare le possibilità di riuso delle informazioni incide anche sui costi di traduzione. Le immagini possono essere riutilizzate. I contenuti possono essere analizzati in modo automatico con l’uso delle memorie di traduzione e dei software di gestione delle traduzioni per individuare le corrispondenze esatte o parziali. Occorre eliminare i duplicati, concetti simili scritti con parole diverse devono essere omologati puntando all’univocità. Ovviamente non è necessario un CCMS per applicare il riuso: è possibile abituarsi anche lavorando su Word. Basta scegliere la granularità dei contenuti. La migrazione richiede molto tempo e non si può interrompere la creazione dei nuovi contenuti.
L’adozione e l’implementazione del CCMS deve coinvolgere il team aziendale, che diventa responsabile della migrazione, con un project manager che collabora con il fornitore del CCMS per personalizzazioni necessarie. È fondamentale coinvolgere un architetto delle informazioni, uno stratega dei contenuti per uniformare i contenuti in base a documenti, mercati e prodotti.
In conclusione, la scelta dell’utilizzo di uno strumento come il CCMS dipende dai bisogni aziendali e dalla mole di informazioni da gestire per il proprio prodotto. Certo è che il suo utilizzo cambia il modo di lavorare e di approcciarsi ai contenuti che verranno qui organizzati, come in un grande magazzino, a blocchi.
Se desideri ulteriori informazioni su come definire una strategia efficace per l’analisi dei tuoi contenuti, non esitare a contattarci!
