I contenuti di un manuale devono essere sicuri e utili: un esempio di revisione tecnica
I contenuti di un manuale devono essere sicuri e utili: un esempio di revisione tecnica
Un’istruzione tecnicamente corretta non è necessariamente un’istruzione utile.
Scrivere:
“Utilizzare procedure di movimentazione sicure.”
può sembrare corretto.
Ma quale procedura deve utilizzare l’operatore? Quale mezzo di sollevamento è ammesso? Dove deve inserire le forche? Quanto pesa la macchina? Dove si trova il baricentro? Quali sono i punti di presa? Quali DPI sono necessari?
Se il manuale non risponde a queste domande, ha trasferito il problema dal fabbricante all’utilizzatore.
Un contenuto utile deve fornire all’utilizzatore le informazioni necessarie per eseguire correttamente e in sicurezza l’attività prevista.
Vediamo un caso concreto.
Il caso: la movimentazione di una macchina da 280 kg
Il testo che analizziamo proviene dal manuale di una bilancia industriale di precisione dotata di nastro trasportatore, quadro elettrico e pannello operatore.
La massa della macchina è di circa 280 kg.
Nel manuale troviamo questo paragrafo dedicato al trasporto e alla movimentazione:
A prima vista le istruzioni sembrano ragionevoli.
Si parla di personale formato, stabilità, scollegamento delle alimentazioni, carrello elevatore, punti di sollevamento e movimentazione manuale.
Ma quando analizziamo il testo dal punto di vista dell’utilizzatore emergono diversi problemi.
Prima domanda: l’operatore può realmente eseguire l’attività con queste informazioni?
Questo dovrebbe essere uno dei criteri fondamentali utilizzati durante la revisione di una procedura.
Immaginiamo di consegnare il manuale a un operatore che deve movimentare realmente questa macchina.
Dal testo riesce a sapere:
- quanto pesa la macchina?
- quale mezzo deve utilizzare?
- quale portata deve avere il mezzo?
- dove deve inserire le forche?
- dove si trova il baricentro?
- quali sono i punti di presa?
- quali parti devono essere bloccate prima dello spostamento?
- esistono componenti da rimuovere?
- quali sono i rischi di ribaltamento?
- quali DPI deve utilizzare?
Nel paragrafo originale molte di queste informazioni non sono disponibili.
Il problema, quindi, non è soltanto linguistico.
Manca parte dell’informazione tecnica necessaria per eseguire l’attività.
“Trasporto” e “movimentazione” non descrivono necessariamente la stessa attività
Il titolo originale è:
“Trasporto e spostamento dell’attrezzatura”.
Il termine spostamento è poco preciso.
In un manuale tecnico è preferibile identificare chiaramente le differenti fasi che interessano il prodotto, per esempio:
- preparazione al trasporto;
- sollevamento;
- movimentazione;
- trasporto;
- scarico;
- movimentazione fino al luogo di installazione;
- eventuale stoccaggio.
Non sempre tutte queste attività devono essere descritte separatamente, ma il redattore deve capire quale attività sta documentando e quali informazioni servono per eseguirla.
Un titolo come:
“Trasporto e movimentazione dell’attrezzatura”
è quindi più preciso, purché il paragrafo contenga effettivamente le informazioni necessarie per entrambe le attività.
“Solo personale adeguatamente formato” non è sufficiente
Il testo originale stabilisce:
“L’attrezzatura può essere trasportata o spostata solo da chi ha ricevuto una formazione definita dall’azienda come adeguata.”
L’indicazione è troppo generica.
Il manuale dovrebbe identificare, quando necessario, le competenze richieste in funzione dell’attività e del mezzo utilizzato.
Se la macchina deve essere movimentata mediante carrello elevatore, il datore di lavoro dovrà affidare l’attività a personale che abbia ricevuto la formazione e l’addestramento richiesti dalla normativa applicabile all’attrezzatura di lavoro utilizzata.
Il manuale del fabbricante, però, deve prima indicare come la propria macchina può essere movimentata in sicurezza.
Sono due livelli differenti:
il fabbricante definisce le condizioni per movimentare la macchina;
il datore di lavoro organizza l’attività e verifica l’idoneità e la formazione dei lavoratori e delle attrezzature utilizzate.
“La responsabilità spetta esclusivamente all’azienda”: una frase da eliminare
Il testo continua:
“La responsabilità della sicurezza del movimento e del trasporto dell’attrezzatura spetta esclusivamente all’azienda.”
Questa frase non dovrebbe comparire in una procedura operativa.
Non fornisce alcuna informazione necessaria per eseguire l’attività e tenta di attribuire genericamente una responsabilità che dipende invece dai rispettivi obblighi dei soggetti coinvolti.
Il fabbricante deve progettare la macchina tenendo conto anche della movimentazione e fornire le informazioni necessarie per effettuarla in sicurezza.
L’utilizzatore deve, a sua volta, rispettare le istruzioni, utilizzare mezzi adeguati e organizzare l’attività secondo la legislazione sulla sicurezza sul lavoro applicabile.
Il manuale non dovrebbe cercare di trasferire genericamente la responsabilità.
Dovrebbe spiegare come eseguire correttamente l’operazione.
“Utilizzare procedure di movimentazione sicure”: ma quali?
Un’altra istruzione recita:
“Utilizzare procedure di movimentazione sicure durante il trasporto al fine di mantenere la stabilità e prevenire il ribaltamento o la caduta dell’attrezzatura.”
Questa è probabilmente la frase più interessante dell’intero esempio.
È apparentemente corretta, ma operativamente dice molto poco.
Se esiste un rischio di ribaltamento, il manuale dovrebbe fornire le informazioni necessarie per prevenirlo.
Per esempio:
- massa della macchina;
- posizione del baricentro, quando necessaria;
- configurazione prevista per il trasporto;
- punti di presa;
- posizione delle forche;
- eventuali parti da rimuovere o bloccare;
- mezzi di sollevamento ammessi;
- eventuali accessori necessari;
- condizioni di stabilità.
Dire all’utilizzatore di utilizzare una procedura sicura non sostituisce la procedura.
Questa è una regola importante della redazione tecnica:
Non chiedere all’utilizzatore di determinare autonomamente una misura di sicurezza che il fabbricante può e deve definire.
Scollegare le alimentazioni: informazione corretta, ma da rendere procedurale
Il paragrafo originale prescrive:
“Scollegare l’alimentazione elettrica, l’alimentazione air jet e i cavi di comunicazione prima di spostare l’attrezzatura.”
L’informazione è pertinente.
Ma può essere migliorata trasformandola in una sequenza di operazioni:
- Arrestare l’attrezzatura.
- Scollegare l’alimentazione elettrica.
- Scollegare l’alimentazione dell’aria compressa.
- Scollegare i cavi di comunicazione.
- Scaricare le eventuali energie residue.
- Bloccare le parti mobili previste per il trasporto.
Le ultime due operazioni devono naturalmente essere inserite soltanto se applicabili alla macchina reale.
Questo approccio segue un principio fondamentale della scrittura procedurale:
un’azione chiaramente identificabile per ogni istruzione.
“Utilizzare gli appositi sistemi di sollevamento” è troppo generico
Quali sistemi?
Un carrello elevatore?
Una gru?
Un paranco?
Delle brache?
Dei golfari?
Il manuale dovrebbe indicare quali mezzi di movimentazione sono previsti dal fabbricante.
Se è previsto un carrello elevatore, una figura dovrebbe mostrare almeno:
[INSERIRE EVENTUALE FIGURA CON PUNTI DI INSERIMENTO DELLE FORCHE]
- la direzione di inserimento delle forche;
- i punti di presa;
- la posizione corretta della macchina sulle forche;
- il baricentro, quando necessario.
La massa della macchina deve essere nota per consentire anche la scelta di un mezzo con caratteristiche adeguate.
Non basta quindi dire:
“Utilizzare un carrello elevatore.”
Occorre spiegare come utilizzarlo per movimentare quella specifica macchina.
I punti di sollevamento non possono essere semplicemente “consigliati”
Nel testo originale leggiamo:
“Le etichette blu […] segnalano le sedi consigliate per il sollevamento.”
La parola consigliate crea un problema.
Se il fabbricante ha progettato e verificato determinati punti per movimentare la macchina, questi devono essere identificati come punti previsti per quella operazione.
L’utilizzatore non dovrebbe essere lasciato libero di interpretare se utilizzarli o meno.
Ancora più problematica è l’indicazione successiva:
“Un montatore qualificato deve assicurarsi che i punti di sollevamento siano corretti per l’attrezzatura impiegata.”
La verifica della corretta progettazione dei punti di presa della macchina non può essere trasferita genericamente all’operatore.
Il manuale deve identificare chiaramente:
dove prendere la macchina, con quale mezzo e secondo quali condizioni.
L’operatore deve poi verificare che il mezzo e gli eventuali accessori utilizzati siano adeguati all’operazione e siano utilizzati secondo le rispettive istruzioni.
E la movimentazione manuale?
L’ultima frase del paragrafo originale è particolarmente significativa:
“In caso di sollevamento manuale, attenersi alle procedure di sicurezza della propria azienda.”
Ma la macchina pesa circa 280 kg.
Prima ancora di spiegare come effettuare una movimentazione manuale, dobbiamo quindi porci una domanda:
il fabbricante prevede realmente che questa macchina possa essere movimentata manualmente?
Se la risposta è no, questa istruzione non dovrebbe comparire.
Se invece alcune parti della macchina devono essere rimosse e movimentate manualmente, il manuale dovrebbe identificarle, indicarne la massa e descrivere le modalità previste per la loro movimentazione.
Non esiste un unico valore di massa al di sotto del quale qualsiasi carico possa essere considerato automaticamente sicuro da movimentare manualmente.
Il D.Lgs. 81/2008 richiede di considerare le caratteristiche del carico, lo sforzo fisico richiesto, l’ambiente di lavoro, le esigenze connesse all’attività e i fattori individuali di rischio.
La movimentazione manuale non può quindi essere risolta inserendo nel manuale un generico limite di peso.
E i DPI?
Nel paragrafo originale non vengono indicati.
Anche in questo caso non è corretto compilare automaticamente una lista standard con:
“guanti, scarpe, casco”.
I DPI devono essere correlati ai rischi effettivi.
Per una determinata operazione di movimentazione, per esempio, potrebbero essere necessarie calzature di sicurezza per il rischio di schiacciamento o guanti quando sono presenti rischi specifici per le mani.
Il Regolamento (UE) 2023/1230 prevede che le istruzioni riportino, se del caso, le misure di protezione che devono essere adottate dall’utilizzatore, compresi i dispositivi di protezione individuale da fornire.
Il datore di lavoro deve poi valutare le condizioni effettive dell’ambiente di lavoro e determinare gli eventuali DPI ulteriori necessari.
Anche qui è importante distinguere:
rischi residui e misure indicate dal fabbricante
da
valutazione dei rischi dell’attività svolta nell’ambiente di lavoro.
Cosa richiede il Regolamento Macchine 2023/1230?
Il Regolamento (UE) 2023/1230 rende molto chiaro il principio.
L’Allegato III considera già nella progettazione la movimentazione della macchina.
Il punto 1.1.5 — Progettazione ai fini della movimentazione richiede che la macchina o il prodotto correlato possano essere movimentati e trasportati in sicurezza.
Il punto 1.7.4.2 — Contenuto delle istruzioni per l’uso richiede inoltre, quando applicabile, le informazioni necessarie per:
- garantire la stabilità durante il trasporto e le altre condizioni previste;
- eseguire in sicurezza trasporto, movimentazione e stoccaggio;
- conoscere la massa della macchina e delle parti regolarmente trasportate separatamente.
Questo significa che la sicurezza della movimentazione non può essere risolta scrivendo semplicemente:
“Movimentare la macchina in sicurezza.”
Le informazioni necessarie devono essere definite durante la progettazione e trasferite correttamente nelle istruzioni per l’uso.
Come potrebbe essere riscritta la procedura?
Una procedura corretta potrebbe avere una struttura di questo tipo:
Trasporto e movimentazione dell’attrezzatura
Massa dell’attrezzatura: [___ kg]
Dimensioni nella configurazione di trasporto: [L × P × H]
La movimentazione deve essere eseguita da personale formato e, quando richiesto, addestrato all’utilizzo del mezzo previsto.
Preparazione
- Arrestare l’attrezzatura.
- Scollegare l’alimentazione elettrica.
- Scollegare l’alimentazione dell’aria compressa.
- Scollegare i cavi di comunicazione.
- Scaricare le eventuali energie residue.
- Bloccare le parti mobili previste per il trasporto.
Movimentazione con carrello elevatore
- Identificare i punti di presa indicati sulla macchina.
- Inserire le forche nei punti mostrati in Figura X.
- Inserire completamente le forche.
- Verificare la stabilità del carico.
- Sollevare lentamente la macchina.
- Mantenere stabile la macchina durante lo spostamento.
- Depositare la macchina su una superficie piana e resistente.
[FIGURA X — Posizione delle forche, punti di presa ed eventuale posizione del baricentro]
Questa non è ancora la procedura definitiva.
Per completarla servono i dati della macchina reale.
Ed è proprio questo il punto.
Il redattore tecnico deve trovare o chiedere le informazioni mancanti
Durante una revisione tecnica può accadere di scoprire che il problema non è il testo.
Il problema è che manca l’informazione.
Il redattore può riconoscere che servono:
- massa;
- dimensioni;
- baricentro;
- punti di presa;
- mezzo di movimentazione;
- accessori;
- configurazione di trasporto;
- rischi residui;
- DPI.
Ma non può inventarli.
Deve chiederli a progettisti, responsabili della sicurezza, collaudatori o altri soggetti competenti.
La revisione del manuale diventa così anche uno strumento di verifica della qualità delle informazioni provenienti dalla progettazione.
Linguaggio controllato: non significa soltanto scrivere frasi semplici
Il linguaggio controllato viene spesso associato esclusivamente alla lunghezza delle frasi o alla scelta delle parole.
È riduttivo.
Una buona procedura deve anche avere una struttura coerente.
Per esempio:
una istruzione → una azione;
stesso componente → stessa denominazione;
verbo operativo → azione osservabile;
condizione → prima dell’azione a cui si riferisce;
avvertenza → associata al rischio pertinente.
Nella scrittura procedurale, l’ASD-STE100 prescrive, tra l’altro, frasi brevi, una sola istruzione per frase salvo azioni simultanee e l’utilizzo della forma imperativa.
Per questo:
“Utilizzare procedure di movimentazione sicure durante il trasporto al fine di mantenere la stabilità e prevenire il ribaltamento o la caduta dell’attrezzatura.”
è molto meno efficace di:
“Inserire completamente le forche.”
“Verificare la stabilità del carico.”
“Sollevare lentamente la macchina.”
Ma il linguaggio controllato non può correggere un’informazione mancante.
Possiamo scrivere perfettamente una frase inutile.
Sicuro, utile e consultabile
Torniamo quindi alla nostra affermazione iniziale.
Un contenuto tecnico dovrebbe essere:
SICURO
perché non deve generare comportamenti pericolosi, ambiguità o interpretazioni errate.
UTILE
perché deve fornire le informazioni necessarie per svolgere l’attività.
COMPRENSIBILE
perché terminologia, struttura e istruzioni devono essere adeguate al destinatario.
CONSULTABILE
perché l’informazione deve poter essere trovata quando serve.
Questi quattro aspetti sono strettamente collegati.
Un’informazione tecnicamente corretta ma impossibile da trovare ha poco valore operativo.
Un’informazione facilmente reperibile ma incompleta può essere pericolosa.
Un’istruzione completa ma ambigua può essere interpretata in modo errato.
La domanda da fare durante una revisione
Quando revisioniamo una procedura, quindi, non dovremmo limitarci a domandare:
“La frase è scritta bene?”
Dovremmo chiederci:
“Un utilizzatore competente, disponendo soltanto di queste informazioni, è in grado di eseguire correttamente e in sicurezza l’attività prevista?”
Se la risposta è no, dobbiamo capire perché.
Può essere un problema di terminologia.
Può essere un problema di struttura.
Può mancare un’immagine.
Può mancare un’avvertenza.
Oppure può mancare un’informazione tecnica che il redattore deve ottenere da chi progetta la macchina.
È questa la differenza tra correggere un testo e revisionare tecnicamente un’informazione per l’uso.
Fonti e riferimenti
- Regolamento (UE) 2023/1230 relativo alle macchine — Allegato III, in particolare punti 1.1.5, 1.7.4.1 e 1.7.4.2.
- D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81 — tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro; disposizioni applicabili alle attrezzature di lavoro, alla movimentazione manuale dei carichi e ai DPI.
- ASD-STE100, Simplified Technical English — regole per la scrittura procedurale.
- ITS Italiano Tecnico Semplificato
AP Publishing
In AP Publishing la revisione tecnica non consiste soltanto nel correggere grammatica, terminologia e stile.
Analizziamo le informazioni dal punto di vista dell’utilizzatore: verifichiamo struttura, coerenza, completezza, comprensibilità e relazione tra procedure, rischi e informazioni di sicurezza.
Perché una procedura ben scritta che non permette all’utilizzatore di svolgere correttamente l’attività rimane una procedura incompleta.