Translations Base: riuso dei contenuti e governance della terminologia per tutta l’azienda
Ufficio tecnico, marketing, commerciale e service producono ogni giorno nuovi contenuti.
Ma come possiamo sapere se una frase è già stata scritta e validata? Come possiamo evitare che reparti differenti utilizzino termini diversi per indicare lo stesso prodotto, componente o concetto? E come possiamo stabilire che un termine è valido in un determinato contesto, mentre un sinonimo è ammesso, obsoleto o addirittura proibito?
Molte aziende possiedono già una parte della risposta.
È contenuta nelle memorie di traduzione e nei database terminologici costruiti negli anni durante i processi di traduzione e localizzazione.
Il problema è che questo patrimonio linguistico rimane spesso confinato negli strumenti utilizzati dai traduttori.
Translations Base è la soluzione cloud sviluppata da AP Publishing per rendere consultabili e riutilizzabili le informazioni contenute nelle Translation Memory e nei Termbase da parte dei diversi reparti aziendali.
Il principio è:
conoscenza linguistica aziendale → contesto → utente → contenuto coerente.
Perché un’azienda ha bisogno di governare la propria terminologia?
Ogni organizzazione sviluppa nel tempo un proprio linguaggio.
Nomi di prodotti, componenti, funzioni, processi e servizi vengono utilizzati nella documentazione tecnica, nelle offerte, nel sito web, nei cataloghi, nelle presentazioni commerciali e nelle comunicazioni del service.
Il problema nasce quando questa terminologia non viene governata.
Lo stesso componente può essere chiamato:
pulsante
tasto
comando
oppure un prodotto può essere identificato in modo differente dall’ufficio tecnico, dal commerciale e dal marketing.
Non sempre si tratta di un errore.
Reparti differenti possono avere esigenze comunicative differenti.
Il problema è non sapere se quelle differenze sono volute e controllate oppure semplicemente casuali.
La governance terminologica serve proprio a questo.
Non significa obbligare tutta l’azienda a parlare nello stesso modo.
Significa stabilire:
quale termine utilizzare → per quale concetto → in quale contesto → con quale stato.
Un termine non è semplicemente giusto o sbagliato
La gestione terminologica diventa realmente utile quando supera il concetto di semplice glossario.
Un termine può essere:
- validato, quando è la denominazione da utilizzare in quel contesto;
- sinonimo, quando è ammesso ma non necessariamente preferito;
- obsoleto, quando è stato utilizzato in passato ma non dovrebbe essere utilizzato nei nuovi contenuti;
- proibito, quando non deve essere utilizzato in quello specifico contesto.
Queste informazioni permettono di trasformare un elenco di parole in uno strumento di governance linguistica.
Supponiamo, per esempio, che nel tempo siano stati utilizzati tre termini:
| Termine | Stato | Contesto |
|---|---|---|
| riparo | Validato | Documentazione tecnica / sicurezza |
| carter | Sinonimo | Denominazione storica |
| protezione | Proibito | Documentazione tecnica |
Il valore non consiste semplicemente nel trovare la parola riparo.
Consiste nel sapere che, in quel determinato contesto, l’organizzazione ha deciso di utilizzare riparo, mentre un’altra denominazione è ammessa come sinonimo e un’altra ancora non deve essere utilizzata.
Il contesto è parte della terminologia
Un termine non può sempre essere governato indipendentemente dal luogo nel quale viene utilizzato.
La documentazione tecnica ha esigenze differenti da una brochure commerciale.
Il service può avere necessità linguistiche diverse dal marketing.
Il commerciale può utilizzare una denominazione comprensibile al mercato che non coincide necessariamente con quella impiegata in una procedura tecnica.
Per questo Translations Base permette di organizzare la terminologia in contesti differenti.
Per esempio:
| Contesto | Possibili utilizzatori | Contenuti |
|---|---|---|
| Tecnico | Redattori, progettisti | componenti, funzioni, procedure, avvertenze |
| Service | Assistenza, manutenzione | guasti, componenti, interventi, ricambi |
| Marketing | Marketing e comunicazione | prodotti, caratteristiche, messaggi approvati |
| Commerciale | Sales, back office | prodotti, configurazioni, descrizioni |
| Corporate | Tutta l’azienda | brand, nomi ufficiali, acronimi, espressioni condivise |
In questo modo la relazione non è semplicemente:
concetto → termine
ma:
concetto → contesto → termine → stato terminologico.
Consultare il Termbase prima di scegliere un termine
Translations Base rende disponibili attraverso il browser i database terminologici autorizzati per l’utente.
Una ricerca permette di verificare i termini presenti nel Termbase e le informazioni che li accompagnano.
Ricerca terminologica in Translations Base: i termini possono essere organizzati per contesto e accompagnati dalle informazioni necessarie per guidarne l’utilizzo.
La ricerca diventa quindi parte del processo di scrittura.
Prima di decidere autonomamente quale denominazione utilizzare, l’utente può verificare se l’organizzazione ha già preso una decisione terminologica.
Il processo diventa:
CERCA IL CONCETTO
↓
IDENTIFICA IL CONTESTO
↓
VERIFICA LO STATO DEL TERMINE
↓
UTILIZZA LA TERMINOLOGIA APPROVATA
Questo principio può essere applicato alla documentazione tecnica, ma anche ai contenuti prodotti dagli altri reparti.
Le Translation Memory contengono qualcosa di più delle traduzioni
La seconda fonte utilizzata da Translations Base è costituita dalle Translation Memory.
Una memoria di traduzione viene normalmente utilizzata durante la traduzione per memorizzare segmenti di testo sorgente e le relative traduzioni.
Ma guardiamola da un’altra prospettiva.
Una Translation Memory contiene anche migliaia di frasi che l’organizzazione ha già scritto.
- Procedure.
- Descrizioni.
- Avvertenze.
- Testi di cataloghi.
- Schede tecniche.
- Contenuti relativi a prodotti e servizi.
Se questi segmenti sono stati revisionati, tradotti e utilizzati in precedenza, costituiscono un patrimonio informativo che può essere utile prima ancora di iniziare una nuova traduzione.
Perché riscrivere una frase che abbiamo già scritto?
Supponiamo che un redattore debba descrivere un’operazione già documentata in passato.
Potrebbe scrivere:
Premere il pulsante START per avviare la macchina.
Un secondo redattore potrebbe scrivere:
Agire sul tasto START per mettere in funzione la macchina.
Un terzo:
Premere il comando START per avviare il ciclo.
Le tre frasi possono essere comprensibili.
Ma se il concetto è lo stesso, abbiamo creato tre varianti che dovranno essere revisionate, mantenute e probabilmente tradotte.
Prima di creare una nuova formulazione dovremmo quindi poterci chiedere:
abbiamo già scritto questo contenuto?
Translations Base permette di interrogare le memorie disponibili attraverso una ricerca full text.
Cercare e riutilizzare una frase
L’utente può cercare parole o espressioni relative al contenuto che deve produrre e verificare quali frasi siano già presenti nella memoria.
Ricerca in Translations Base di frasi già presenti nella Translation Memory e disponibili per il riuso.
Quando individua una formulazione adatta, può recuperarla nel proprio ambiente di lavoro.
Il processo è molto semplice:
CERCA
↓
VERIFICA
↓
COPIA
↓
RIUTILIZZA
Translations Base non genera automaticamente una nuova frase.
Permette di verificare prima se esiste già un contenuto utilizzabile.
Prima di generare, cerchiamo
Questo principio assume ancora più valore con la diffusione dell’Intelligenza Artificiale generativa.
Oggi è estremamente semplice chiedere a un sistema di IA di produrre una nuova descrizione, riscrivere una frase o proporre dieci varianti dello stesso testo.
Ma nella comunicazione tecnica e nella comunicazione aziendale la proliferazione delle varianti non è necessariamente un vantaggio.
Prima di chiedere:
“Come posso scrivere questa frase?”
può essere più utile chiedersi:
“Abbiamo già una formulazione validata per esprimere questo concetto?”
La generazione e il riuso rispondono infatti a esigenze differenti.
L’IA è particolarmente efficace nel creare nuovo contenuto, ma anche per revisionare automaticamente i contenuti in base a regole specifiche.
Translations Base parte dal patrimonio linguistico che l’organizzazione possiede già.
Translation Memory e Termbase svolgono due funzioni differenti
I due repository sono complementari, ma non devono essere confusi.
| Translation Memory | Termbase |
|---|---|
| Contiene segmenti e frasi | Contiene termini e concetti |
| Permette di recuperare formulazioni già utilizzate | Indica quale terminologia utilizzare |
| Favorisce il riuso dei contenuti | Governa la coerenza terminologica |
| Conserva sorgente e traduzioni | Gestisce termini e relativi stati |
| Risponde a “Come lo abbiamo già scritto?” | Risponde a “Come dobbiamo chiamarlo?” |
Translations Base rende entrambi consultabili attraverso una piattaforma web.
L’utente può quindi rispondere a due domande fondamentali:
Come abbiamo già espresso questo concetto?
e
Quale termine dobbiamo utilizzare in questo contesto?
Dal reparto traduzioni a tutta l’azienda
Translation Memory e Termbase nascono frequentemente all’interno del processo di traduzione.
Ma il linguaggio aziendale nasce molto prima.
- Un progettista assegna un nome a un componente.
- Un redattore lo utilizza nel manuale.
- Il marketing lo inserisce nel sito.
- Il commerciale lo riporta in una presentazione.
- Il service lo utilizza durante l’assistenza.
- Il traduttore, infine, deve comprenderlo e tradurlo.
Se ciascun reparto crea autonomamente nuove denominazioni, le incoerenze arrivano inevitabilmente anche alla traduzione.
Translations Base permette invece di rendere accessibile la conoscenza linguistica ai diversi reparti autorizzati.
Il flusso diventa:
TERMINOLOGIA
↓
CREAZIONE DEL CONTENUTO
↓
RIUSO
↓
REVISIONE
↓
TRADUZIONE
↓
NUOVO CONTENUTO VALIDATO
↓
NUOVO RIUSO
La Translation Memory e il Termbase smettono quindi di essere risorse utilizzate soltanto a valle e diventano strumenti che possono supportare la creazione del contenuto a monte.
Un’unica piattaforma, contesti differenti
Questo non significa che ogni utente debba necessariamente accedere a tutte le informazioni.
La suddivisione per contesti permette di organizzare i repository in funzione delle esigenze dell’organizzazione.
Un redattore tecnico può consultare terminologia relativa a macchine, componenti, sicurezza e manutenzione.
Il marketing può utilizzare la terminologia approvata per prodotti, famiglie e caratteristiche.
Il commerciale può verificare denominazioni e formulazioni già utilizzate nelle comunicazioni di vendita.
Il service può ricercare terminologia relativa a componenti, anomalie e interventi.
L’obiettivo non è uniformare indiscriminatamente la comunicazione.
È creare una base linguistica comune governata, all’interno della quale ciascun reparto possa trovare le informazioni pertinenti al proprio contesto.
Il valore dei termini obsoleti e proibiti
Una buona governance terminologica non dovrebbe cancellare automaticamente ciò che non deve più essere utilizzato.
Supponiamo che un componente sia stato chiamato per anni gruppo di alimentazione e che successivamente l’azienda abbia deciso di utilizzare unità di alimentazione.
Eliminare completamente la vecchia denominazione dal database significherebbe perdere un’informazione importante.
Un utente che incontra il vecchio termine in un manuale precedente potrebbe non sapere che si riferisce allo stesso concetto.
Mantenendolo con stato obsoleto, il sistema può invece comunicare:
questo termine esiste, identifica questo concetto, ma non deve essere utilizzato nei nuovi contenuti.
Lo stesso vale per un termine proibito.
La terminologia controllata non conserva quindi soltanto le parole da utilizzare.
Conserva anche le decisioni linguistiche prese dall’organizzazione nel tempo.
Il riuso non significa copiare senza verificare
Recuperare una frase dalla Translation Memory non significa che possa essere automaticamente utilizzata in qualsiasi documento.
Il contesto deve sempre essere verificato.
Una procedura scritta per una determinata macchina potrebbe non essere applicabile a una variante differente.
Un’avvertenza può dipendere da uno specifico rischio.
Una descrizione commerciale può non essere adatta a un manuale di istruzioni.
Il principio corretto è quindi:
recuperare → verificare → riutilizzare.
Non semplicemente:
trovare → copiare.
Questo è particolarmente importante nella documentazione tecnica, dove una frase linguisticamente corretta può essere tecnicamente sbagliata se utilizzata nel contesto errato.
Il riuso può migliorare anche il processo di traduzione
Una maggiore coerenza del contenuto sorgente produce conseguenze anche a valle.
Se una frase già tradotta viene riutilizzata senza introdurre modifiche linguistiche inutili, aumenta la probabilità che venga riconosciuta dalla Translation Memory durante una successiva traduzione.
La relazione diventa:
contenuto sorgente coerente → maggiore riuso → maggiore corrispondenza nella Translation Memory → minore quantità di contenuto nuovo da tradurre.
Questo può contribuire a ridurre tempi e costi di traduzione.
Ma soprattutto permette di mantenere maggiore coerenza tra documenti, versioni e lingue.
Una piattaforma cloud utilizzabile senza un CAT tool
Translations Base è una soluzione cloud accessibile attraverso il browser.
L’obiettivo è rendere disponibili le informazioni presenti nei repository linguistici senza richiedere a ogni utente l’utilizzo di un CAT tool professionale.
Un redattore, un commerciale o un utente del marketing non deve necessariamente conoscere gli strumenti utilizzati dai traduttori.
Deve poter formulare una ricerca e ottenere rapidamente l’informazione di cui ha bisogno.
Questo aspetto è fondamentale.
Se cercare una frase o un termine richiede troppo tempo, l’utente tenderà a pensare:
“Faccio prima a riscriverlo.”
E in quel momento il processo di riuso smette di funzionare.
Translations Base è un sistema di authoring?
No.
Translations Base non sostituisce Word, Adobe InDesign, MadCap Flare, un editor XML, un CMS o un CCMS.
È uno strumento di consultazione, riuso e governance linguistica.
Gli utenti continuano a produrre i propri contenuti negli strumenti abituali.
Translations Base fornisce loro una base condivisa dalla quale recuperare frasi e verificare terminologia e decisioni linguistiche.
Questo permette di separare due funzioni:
dove scrivo il contenuto
da
dove verifico come l’organizzazione ha deciso di esprimerlo.
Terminologia controllata e Intelligenza Artificiale
La governance terminologica diventa particolarmente interessante anche nell’utilizzo aziendale dell’Intelligenza Artificiale.
Un sistema generativo può produrre rapidamente molte formulazioni linguisticamente corrette.
Ma non conosce automaticamente le decisioni terminologiche specifiche dell’organizzazione.
Quale denominazione è approvata?
Quale sinonimo è ammesso?
Quale termine è diventato obsoleto?
Quale termine è proibito nel contesto tecnico ma ammesso nel marketing?
Queste sono informazioni che devono essere governate dall’organizzazione.
Translation Memory e Termbase possono quindi costituire una parte importante della base linguistica sulla quale costruire anche futuri processi basati sull’IA.
Prima della tecnologia rimane però necessaria una decisione:
come vogliamo chiamare i nostri prodotti, componenti e concetti?
Quali vantaggi abbiamo osservato utilizzando Translations Base?
Translations Base nasce da un’esigenza interna di AP Publishing.
Lavorando contemporaneamente per clienti e settori differenti avevamo accumulato negli anni memorie di traduzione, terminologia, frasi revisionate e decisioni linguistiche.
Rendere queste informazioni facilmente consultabili ci ha permesso di utilizzarle anche durante la creazione di nuovi contenuti.
Tra i vantaggi abbiamo riscontrato:
- maggiore attenzione al riuso delle frasi già validate;
- maggiore coerenza terminologica;
- possibilità di mantenere e revisionare continuamente i repository;
- supporto alla formazione dei nuovi redattori;
- condivisione delle decisioni terminologiche;
- accesso alle risorse linguistiche anche da parte di utenti che non utilizzano CAT tool;
- possibilità di mettere a disposizione contesti differenti per reparti e utilizzatori differenti.
Il valore non deriva quindi soltanto dal software.
Dipende anche dalla qualità con cui vengono costruiti, revisionati e mantenuti Translation Memory, Termbase e relativi contesti.
Domande frequenti su Translations Base
Che cos’è Translations Base?
Translations Base è una soluzione cloud sviluppata da AP Publishing per rendere consultabili e riutilizzabili le informazioni contenute nelle Translation Memory e nei database terminologici.
A chi è destinato?
Può essere utilizzato da redattori tecnici, marketing, commerciale, service e altri reparti aziendali, organizzando opportunamente repository, contesti e accessi.
Che cosa posso cercare in una Translation Memory?
È possibile ricercare frasi e segmenti già presenti nelle memorie disponibili, verificarne il contenuto e copiarli per valutarne il riuso.
Che cosa posso consultare nel Termbase?
Il Termbase permette di consultare la terminologia e le informazioni associate, compresi contesto e stato dei termini.
Qual è la differenza tra un termine validato, sinonimo, obsoleto e proibito?
Un termine validato è quello approvato per il contesto definito. Un sinonimo è una denominazione alternativa ammessa. Un termine obsoleto identifica una denominazione utilizzata in passato ma non più raccomandata. Un termine proibito non deve essere utilizzato nel contesto indicato.
Tutta l’azienda deve utilizzare gli stessi termini?
Non necessariamente. La terminologia può essere organizzata per contesti. L’obiettivo è governare consapevolmente le differenze linguistiche, non eliminarle indiscriminatamente.
Translations Base traduce automaticamente?
No. Il suo obiettivo principale è rendere consultabili e riutilizzabili Translation Memory e Termbase.
È necessario utilizzare un CAT tool?
No. Translations Base è accessibile via web proprio per rendere questi repository disponibili anche a utenti che non lavorano con strumenti professionali di traduzione.
Translations Base sostituisce un CCMS?
No. Un CCMS gestisce la creazione e il ciclo di vita di contenuti strutturati e modulari. Translations Base mette a disposizione una base linguistica condivisa che può essere utilizzata indipendentemente dall’ambiente di authoring.
Può contribuire a ridurre i costi di traduzione?
Sì, indirettamente. Una maggiore coerenza del sorgente e il riuso di formulazioni già utilizzate possono aumentare le corrispondenze nelle Translation Memory e ridurre la quantità di contenuto nuovo da tradurre.
Prima di scrivere, cerchiamo. Prima di scegliere un termine, verifichiamo.
Translations Base nasce da un principio semplice.
Un’organizzazione non dovrebbe ricominciare ogni volta da zero quando produce un nuovo contenuto.
Negli anni ha già costruito un patrimonio fatto di:
frasi → termini → traduzioni → revisioni → decisioni linguistiche.
Quel patrimonio può essere organizzato e reso nuovamente disponibile.
Per questo, prima di riscrivere:
cerchiamo se abbiamo già scritto.
E prima di scegliere una nuova denominazione:
verifichiamo se l’organizzazione ha già stabilito quale termine utilizzare in quel contesto.
È questo il passaggio dal semplice archivio linguistico alla governance della terminologia e del riuso dei contenuti.
Vuoi vedere come funziona Translations Base?
Una demo permette di vedere concretamente come vengono interrogate una Translation Memory e un Termbase, come vengono recuperate le frasi già scritte e come possono essere gestiti termini validati, sinonimi, obsoleti e proibiti nei diversi contesti aziendali.
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