La documentazione tecnica di impianti complessi: come organizzare informazioni, manuali e documenti dei fornitori
Un impianto industriale complesso non è semplicemente una macchina più grande.
Può essere costituito da macchine, quasi-macchine, componenti, sistemi di comando, impianti elettrici e pneumatici e apparecchiature provenienti da fornitori differenti.
Di conseguenza, anche la documentazione tecnica non può essere considerata semplicemente come una raccolta di manuali.
Il problema è un altro:
come trasformare documenti e informazioni provenienti da fonti differenti in una documentazione coerente e utilizzabile per l’impianto nel suo complesso?
È una questione di conformità, ma anche di architettura dell’informazione, manutenzione e gestione della documentazione durante il ciclo di vita dell’impianto.
Perché la documentazione di un impianto complesso è difficile da gestire?
Durante la realizzazione di un impianto possono essere raccolti numerosi documenti:
- manuali di macchine acquistate da terzi;
- istruzioni di quasi-macchine;
- documentazione dei componenti;
- schemi elettrici;
- schemi pneumatici e idraulici;
- disegni;
- datasheet;
- dichiarazioni UE di conformità;
- dichiarazioni UE di incorporazione;
- certificazioni e documenti specifici del settore;
- procedure di installazione e manutenzione;
- cataloghi e informazioni sui ricambi.
Questi documenti possono avere strutture, terminologie, formati, lingue e livelli qualitativi differenti.
Raccoglierli in una cartella non significa aver costruito la documentazione dell’impianto.
La documentazione dell’impianto deve permettere all’utilizzatore di comprendere il sistema nel suo complesso e di trovare le informazioni necessarie per installarlo, utilizzarlo e mantenerlo correttamente.
Documentazione dei fornitori e documentazione dell’impianto non sono la stessa cosa
La documentazione fornita dai costruttori delle singole macchine e dei componenti rimane importante e, quando necessario, deve essere resa disponibile all’utilizzatore.
Ma non può sostituire automaticamente la documentazione relativa all’integrazione dell’impianto.
Consideriamo, per esempio, una linea costituita da:
macchina A → sistema di trasporto → macchina B → robot → macchina C.
Ogni macchina può avere il proprio manuale.
Il problema dell’integratore è però documentare anche ciò che nasce dall’insieme:
- funzionamento coordinato;
- comandi comuni;
- modalità operative;
- arresti;
- accessi;
- manutenzione;
- procedure che coinvolgono più parti dell’impianto;
- rischi derivanti dall’integrazione.
In altre parole:
i manuali delle singole macchine descrivono le singole macchine; la documentazione dell’impianto deve spiegare anche il loro funzionamento come sistema.
Quale documentazione dei fornitori deve essere verificata?
Quando una macchina o un componente viene integrato in un impianto, la documentazione ricevuta dovrebbe essere verificata almeno per quanto necessario alla corretta integrazione e all’utilizzo previsto.
A seconda del prodotto possono essere rilevanti:
- identificazione della macchina o del componente;
- dichiarazione di conformità o di incorporazione, quando applicabile;
- destinazione d’uso;
- limiti di utilizzo;
- rischi residui;
- interfacce;
- collegamenti elettrici, pneumatici o idraulici;
- condizioni di installazione;
- prescrizioni per la manutenzione;
- procedure necessarie alla sicurezza;
- qualifiche richieste agli operatori;
- ricambi e materiali soggetti a usura;
- pittogrammi e segnalazioni presenti sul prodotto.
La verifica non dovrebbe essere soltanto formale.
Un documento può essere presente ma non contenere tutte le informazioni necessarie per integrare correttamente il prodotto nell’impianto.
Non basta raccogliere i rischi residui dei singoli componenti
Uno degli aspetti più delicati riguarda la sicurezza.
La documentazione dell’impianto non dovrebbe essere costruita semplicemente copiando nel manuale tutti i rischi residui riportati nei manuali delle singole macchine.
Occorre valutare quali informazioni siano effettivamente rilevanti per l’utilizzatore dell’impianto e, soprattutto, considerare i rischi che possono derivare dall’integrazione.
Per esempio, due macchine singolarmente sicure possono generare nuove condizioni di rischio quando vengono collegate attraverso:
- trasportatori;
- robot;
- sistemi automatici di alimentazione;
- sistemi di comando comuni;
- accessi condivisi;
- procedure coordinate;
- energie provenienti da sistemi differenti.
Il problema non è quindi semplicemente:
“Quali rischi dichiarano i fornitori?”
ma:
“Quali rischi deve conoscere l’utilizzatore dell’impianto così come è stato effettivamente realizzato?”
La terminologia deve essere coerente nell’intero impianto
Un altro problema tipico riguarda la nomenclatura.
Fornitori differenti possono utilizzare termini diversi per indicare lo stesso elemento.
Un componente potrebbe essere chiamato:
quadro elettrico
in un manuale,
armadio elettrico
in un altro,
e cabinet
in un terzo documento.
Oppure la stessa denominazione potrebbe essere utilizzata per componenti differenti.
Quando costruiamo la documentazione dell’impianto dobbiamo quindi definire una terminologia controllata.
Questo facilita:
- comprensione;
- ricerca;
- traduzione;
- manutenzione della documentazione;
- gestione dei ricambi;
- collegamento tra documenti;
- identificazione dei componenti.
La terminologia non è quindi soltanto una questione editoriale.
È uno degli elementi che permettono di collegare correttamente informazioni provenienti da fonti differenti.
La manutenzione deve essere vista a livello di impianto
Ogni fornitore tende naturalmente a descrivere la manutenzione del proprio prodotto.
Ma chi gestisce l’impianto deve pianificare la manutenzione dell’insieme.
Per questo può essere utile costruire un piano complessivo che permetta di identificare:
| Elemento | Attività | Frequenza | Responsabile | Procedura |
|---|---|---|---|---|
| Macchina A | Controllo filtro | 500 h | Manutentore | Procedura A-12 |
| Trasportatore | Controllo tensione | Mensile | Manutentore | Procedura T-03 |
| Robot | Ispezione prevista | Secondo piano di manutenzione | Personale qualificato | Manuale fornitore |
| Macchina C | Lubrificazione | 1.000 h | Manutentore | Procedura C-08 |
L’utilizzatore ottiene così una visione complessiva delle attività da pianificare.
La procedura dettagliata può poi risiedere nella documentazione specifica della macchina o del componente.
Questo evita di duplicare inutilmente le informazioni mantenendo però una visione della manutenzione a livello di impianto.
Dal piano di manutenzione alla singola procedura
È proprio qui che la documentazione digitale può offrire un vantaggio concreto.
Immaginiamo che il manutentore debba sostituire un filtro della macchina B.
Non dovrebbe necessariamente:
individuare il manuale corretto;
aprire un documento di alcune centinaia di pagine;
trovare il capitolo manutenzione;
individuare la procedura;
verificare di essere sulla variante corretta.
Può essere più efficace permettergli di raggiungere direttamente la procedura pertinente.
Il principio è:
impianto → macchina → componente → attività → informazione.
Non significa eliminare il manuale.
Significa creare modalità di accesso all’informazione complementari al documento completo.
Abbiamo approfondito questo concetto nell’articolo “PDF o HTML per la documentazione tecnica? Il vero problema è come strutturiamo l’informazione”.
QR code e accesso alla documentazione della singola macchina
In un impianto complesso un unico archivio può contenere documentazione relativa a decine o centinaia di elementi.
La difficoltà non è quindi soltanto conservare i documenti.
È permettere all’utilizzatore di trovare quelli pertinenti.
Un QR code o un ID-link associato alla macchina può creare un collegamento tra l’elemento fisico e la documentazione tecnica che lo riguarda.
Il manutentore può quindi utilizzare smartphone, tablet o computer per accedere alle informazioni relative a quella specifica macchina senza dover conoscere preventivamente il nome del documento o la sua posizione nell’archivio.
La relazione diventa:
macchina fisica → identificazione → documentazione pertinente → informazione necessaria.
La documentazione può ridurre le richieste al service?
Una parte delle richieste rivolte al service riguarda informazioni che esistono già:
“Qual è la procedura corretta?”
“Dove si trova questo componente?”
“Quale ricambio devo ordinare?”
“Cosa significa questo allarme?”
Quando la documentazione è facilmente accessibile, ricercabile e organizzata secondo le esigenze di operatori e manutentori, alcune di queste richieste possono essere gestite autonomamente.
Il service può così concentrarsi sui problemi che richiedono realmente diagnosi ed esperienza tecnica.
Abbiamo approfondito questo tema nell’articolo “Ridurre i tempi dell’Help Desk con la documentazione tecnica: dal ticket al self-service”.
La documentazione cambia durante il ciclo di vita dell’impianto
Un impianto complesso può rimanere operativo per decenni.
Nel frattempo possono cambiare:
- componenti;
- macchine;
- configurazioni;
- software;
- schemi;
- procedure;
- ricambi;
- frequenze di manutenzione;
- documenti dei fornitori.
La documentazione consegnata al momento della messa in servizio rappresenta quindi una situazione iniziale.
Successivamente occorre governarne l’evoluzione.
Diventa importante sapere:
quale documentazione descrive lo stato attuale dell’impianto?
Questo è un problema particolarmente rilevante quando vengono effettuate modifiche, sostituzioni o aggiornamenti nel corso degli anni.
La gestione documentale deve quindi essere collegata al ciclo di vita dell’impianto.
Dal documento alla struttura informativa dell’impianto
Per impianti particolarmente complessi può essere utile superare una struttura costituita esclusivamente da cartelle e file.
Le informazioni possono essere organizzate secondo relazioni quali:
impianto
→ linea
→ macchina
→ gruppo
→ componente
e parallelamente:
componente
→ descrizione
→ sicurezza
→ manutenzione
→ schema
→ procedura
→ ricambio.
Questo permette di costruire una vera e propria architettura dell’informazione tecnica dell’impianto.
Il documento rimane importante, ma non è più necessariamente l’unico punto di accesso alla conoscenza tecnica.
CONTAINER: collegare le macchine alla loro documentazione
AP Publishing ha sviluppato CONTAINER per distribuire e consultare la documentazione tecnica digitale di macchine e impianti.
Attraverso un ID-link o un QR code associato alla macchina, l’utilizzatore può accedere da smartphone, tablet o computer alla documentazione tecnica che la riguarda e raggiungere le informazioni necessarie nel momento in cui servono.
Possono essere resi disponibili, ad esempio:
- manuali;
- schemi elettrici e pneumatici;
- procedure;
- documentazione di manutenzione;
- video;
- schede tecniche;
- informazioni relative ai ricambi.
In un impianto complesso questo permette di associare differenti punti di accesso alle relative parti dell’impianto.
L’obiettivo non è semplicemente creare un archivio di file.
È rendere identificabile e raggiungibile la documentazione pertinente a ciascuna macchina o parte dell’impianto.
Dal fascicolo consegnato alla documentazione utilizzata
Uno dei problemi della documentazione tecnica tradizionale è che una grande quantità di informazioni viene prodotta e consegnata, ma non necessariamente utilizzata con facilità durante la vita dell’impianto.
Per questo dobbiamo distinguere due concetti:
avere la documentazione
e
poter utilizzare l’informazione quando serve.
Una buona architettura documentale deve permettere entrambe le cose.
Deve mantenere la documentazione necessaria e, contemporaneamente, consentire a operatori, manutentori e responsabili tecnici di raggiungere rapidamente le informazioni pertinenti alle loro attività.
Domande frequenti
Cosa comprende la documentazione tecnica di un impianto complesso?
Può comprendere il manuale dell’impianto, manuali e istruzioni dei prodotti integrati, schemi, disegni, dichiarazioni, procedure di manutenzione, datasheet, documentazione relativa ai ricambi, certificati dei materiali, certificati di taratura e altri documenti necessari in funzione della tipologia dell’impianto.
È sufficiente consegnare i manuali delle singole macchine?
No. I manuali delle singole macchine descrivono i rispettivi prodotti, ma la documentazione dell’impianto deve considerare anche funzionamento complessivo, interfacce, procedure coordinate e informazioni derivanti dall’integrazione.
Bisogna riportare nel manuale dell’impianto tutti i rischi residui delle singole macchine?
Non necessariamente copiandoli integralmente. Occorre determinare quali informazioni siano pertinenti per l’uso sicuro dell’impianto complessivo e considerare anche i rischi derivanti dall’integrazione e dalle interfacce tra le diverse parti.
Come si può organizzare la manutenzione di un impianto costituito da molte macchine?
È possibile costruire un piano complessivo delle attività di manutenzione che indichi elementi interessati, periodicità, responsabilità e collegamenti alle relative procedure, mantenendo i dettagli tecnici nella documentazione pertinente.
Come può un manutentore trovare rapidamente la documentazione di una macchina?
Una possibile soluzione consiste nell’associare alla macchina un identificativo, un link o un QR code che consenta di raggiungere direttamente la documentazione tecnica pertinente senza doverla ricercare manualmente nell’intero archivio dell’impianto.
Conclusione
La complessità della documentazione di un impianto non dipende soltanto dal numero dei documenti.
Dipende soprattutto dalle relazioni tra macchine, componenti, attività e informazioni.
Per questo raccogliere i manuali dei fornitori è necessario, ma non sufficiente.
Occorre costruire una struttura che permetta di comprendere l’impianto nel suo complesso, governarne la manutenzione, mantenere aggiornate le informazioni e consentire agli utilizzatori di trovare ciò che serve nel momento in cui serve.
La domanda da porsi non è quindi soltanto:
“Abbiamo tutti i documenti?”
ma anche:
“La documentazione descrive correttamente l’impianto e permette a chi lo utilizza e lo mantiene di trovare l’informazione di cui ha bisogno?”
AP Publishing
AP Publishing progetta e realizza documentazione tecnica per macchine e impianti complessi, intervenendo sulla redazione, sull’organizzazione delle informazioni, sulla comunicazione visuale e sulla distribuzione digitale.
Con CONTAINER, la documentazione delle diverse macchine e parti dell’impianto può essere resa accessibile attraverso ID-link e QR code associati agli elementi a cui si riferisce.