La sostenibilità nella Documentazione Tecnica
Nel corso degli anni, e grazie alla collaborazione con numerosi clienti, AP Publishing ha perfezionato il processo di creazione di Documentazione Tecnica affinché sia sostenibile. Ogni cliente, progetto e manuale ci ha permesso di affinare un metodo che non solo rispetta le normative, ma è anche sostenibile per il Cliente e per il nostro pianeta.
Cos’è la Sostenibilità nella Documentazione Tecnica?
Vediamo di analizzare la questione sostenibilità nella Documentazione Tecnica. Per AP Publishing il processo di creazione della Documentazione Tecnica è sostenibile e quindi economico per il nostro pianeta e le finanze dei clienti quando è:
- Ripetibile
- Semplice
- Veloce
- Modificabile
- Efficace
- Gestibile
- Valida per più prodotti
- Facilmente pubblicabile
- Utile.
Un altro fattore cruciale è la pignoleria e la precisione del redattore, che contribuiscono a ridurre i tempi di revisione e migliorare la qualità finale della documentazione.
I Fondamenti di una Documentazione Tecnica Sostenibile
Il nostro approccio alla Documentazione Tecnica sostenibile si basa su sei aree chiave che ogni redattore deve padroneggiare:
- la conoscenza normativa
- la conoscenza della tecnica
- la conoscenza della lingua
- la conoscenza del ruolo del redattore tecnico
- la conoscenza dei software
- la logica.
La conoscenza normativa
Partire dalle Direttive e Regolamenti di prodotto. La conoscenza delle Direttive di prodotto e delle normative tecniche è essenziale. Un redattore tecnico deve comprendere lo scopo delle direttive, le norme applicabili al prodotto e le responsabilità del fabbricante per redigere contenuti necessari per quel prodotto, mercato, utente e documento. La mancanza di questa conoscenza può rallentare il processo e portare a documentazione imprecisa e facilmente contestabile da un organismo di vigilanza.
La conoscenza della tecnica
Una solida conoscenza delle tecnologie di prodotto è fondamentale. Che si tratti di meccanica, elettronica, idraulica o sicurezza elettrica, ogni redattore deve essere in grado di comprendere come funziona un prodotto per scrivere contenuti chiari e precisi, migliorando l’efficienza del processo di redazione e riducendo i tempi di lavoro dei tecnici.
La conoscenza della lingua
Spesso trascurata, la conoscenza della lingua è cruciale per evitare ambiguità nei contenuti. Conoscere la lingua permette di imparare a scrivere chiaro, semplice e facilmente traducibile, soprattutto in un contesto internazionale. Un buon redattore deve saper strutturare correttamente le frasi e scegliere i termini appropriati per garantire un messaggio comprensibile.
La conoscenza del ruolo del redattore tecnico
Da sempre crediamo che ci voglia consapevolezza del ruolo perché bisogna sapere che stiamo lavorando sul terzo principio della sicurezza per gli utenti, “l’informazione”. I redattori tecnici sono multidisciplinari. I redattori dovrebbero avere tutte le altre conoscenze elencate in questo articolo e dovrebbero saperle governare per fare bene il loro lavoro. La conseguenza di un’errata interpretazione del ruolo e di una banalizzazione del ruolo concorre a dar forza a frasi del tipo: “i manuali non li legge mai nessuno” o “la documentazione erode i margini di guadagno”. Frasi forti, ma sta a noi redattori tecnici acquisire le conoscenze che ci possono portare a fare bene le cose, a creare contenuti utili e strutturati. È tempo di imparare la professione, è tempo di seguire le associazioni di settore è tempo di formarsi e di confrontarsi.
La conoscenza dei software
La scelta del software giusto è cruciale. Che si tratti di un CCMS (Component Content Management System) o di strumenti più tradizionali come Word, i redattori devono essere in grado di selezionare il software giusto in base alle esigenze del team di redattori. L’uso di un CCMS facilita la gestione dei contenuti, consentendo di ottimizzare la riusabilità e l’architettura dei dati.
Fondamentale è la costanza nell’utilizzo del software scelto. Spesso, infatti, il progetto viene abbandonato a causa della continua customizzazione dei prodotti o a causa della mancanza di conoscenza delle regole del CCMS da parte dei redattori (architettura dei contenuti, tag, parole chiave, categorie, regole dei mercati, tipo di utente, modelli di informazioni, gestione dei media, gestione delle varianti di prodotto).
La logica e la struttura
Infine, la logica è essenziale. Un redattore tecnico deve essere in grado di seguire una struttura chiara e coerente. La logica permette di organizzare le informazioni in modo che siano facilmente comprensibili e utili per l’utente finale, indipendentemente dal tipo di prodotto o mercato di riferimento. La logica permette una revisione di qualità, che comprenda:
- la coerenza sul funzionamento del prodotto
- la coerenza sulla protezione e sicurezza per l’operatore
- la sequenza corretta delle procedure
- la completezza delle informazioni di sicurezza
- l’efficacia della comunicazione
- la coerenza terminologica.
Come AP Publishing Contribuisce alla Sostenibilità della Documentazione Tecnica
AP Publishing adotta un approccio sistematico per garantire che ogni documento sia creato seguendo un processo snello e sostenibile. Questo approccio permette di ottenere:
- Tempi di realizzazione ottimizzati
- Alta efficacia
- Riutilizzo dei contenuti
- Validità e applicabilità per diversi prodotti e mercati
- Sicurezza dei contenuti
Ogni progetto è personalizzato per soddisfare le esigenze specifiche di ogni cliente, mantenendo l’equilibrio tra tempi di consegna e qualità della documentazione.
La Sostenibilità come Equilibrio tra Conoscenze e Processi
La chiave per una Documentazione Tecnica sostenibile è l’equilibrio tra le conoscenze tecniche, normative e linguistiche, unitamente all’utilizzo dei giusti strumenti software. Se questi aspetti sono ben gestiti, il processo di creazione della documentazione diventa più efficiente, meno costoso e più sicuro.
Concludendo: Perché la Sostenibilità Nella Documentazione è Importante?
Sostenibilità nella documentazione tecnica non significa solo risparmiare tempo o denaro, ma anche contribuire a un futuro più sostenibile per l’ambiente e per l’industria. Creare contenuti che siano facili da aggiornare, riutilizzare e pubblicare significa ridurre lo spreco di risorse e migliorare l’efficienza del processo produttivo.
Contatta AP Publishing per Ottimizzare la Tua Documentazione Tecnica
Se desideri migliorare la gestione della tua Documentazione Tecnica e renderla più sostenibile, contattaci. Il nostro team è pronto ad aiutarti a ottimizzare i tuoi processi e a creare contenuti che siano utili, efficaci e facilmente gestibili.
