Ottimizzare la Documentazione tecnica con l’impaginazione

Ottimizzare la Documentazione tecnica con l’impaginazione

Come possiamo ottimizzare il processo di produzione della documentazione tecnica attraverso l’impaginazione professionale. Automatica o manuale che sia è possibile semplificare molto l’impaginazione della documentazione tecnica con alcuni accorgimenti.

Non è scontato fare una buona impaginazione. Non mi riferisco solo alla bellezza grafica o alla capacità di modificare più stili contemporaneamente perché “annidati”. Gli stili annidati sono quelli basati sul CSS e che dipendono da uno stile padre, di base, a cui sono collegati man a mano stili figlio che hanno una o più varianti rispetto al padre. Ad esempio lo stile TESTO è il padre, poi abbiamo TESTO_CORSIVO (figlio) che è basato sul TESTO ma si differenzia solo per il corsivo, così vale per il grassetto etc… fino alla complessità che volete raggiungere. La complessità… appunto.

L’importanza dell’impaginato efficiente

L’impaginazione non riguarda soltanto l’aspetto estetico di un documento. Si tratta anche di rendere la documentazione funzionale e facilmente navigabile. Una buona impaginazione deve bilanciare estetica e funzionalità, evitando complicazioni che potrebbero ostacolare la produzione e la manutenzione dei documenti.

Indipendentemente dal software utilizzato come editor (CCMS, InDesign o Word o affini) a nostro avviso ci sono alcuni accorgimenti da intraprendere per mantenere la documentazione tecnica e la gestione dei contenuti più snella. Inoltre, il passaggio a strumenti come i CCMS vi porteranno a semplificare la rappresentazione delle informazioni a meno che non vi affidiate ad un informatico per la costruzione delle regole di impaginazione. Vediamo quali sono le cose da tenere a mente.

Stili di paragrafo

Gli stili di paragrafo sono fondamentali nella creazione di documenti tecnici. Permettono di definire in modo uniforme come appaiono i diversi elementi del testo, come titoli, sottotitoli, paragrafi ed elenchi. La configurazione di questi stili include la scelta del carattere, del font, del rientro, dell’interlinea e degli spazi. Ecco alcune best practices:

1. Definizione Chiara degli Stili: Stabilite stili specifici per titoli, paragrafi e elenchi puntati e numerati. Questo aiuta a mantenere coerenza e facilita la modifica globale del documento.
2. Gestione degli Elenchi Numerati: Quando si utilizza la numerazione automatica, assicuratevi che il software sia configurato per gestire l’inizio da 1 in modo corretto. Considerate l’uso di numerazioni manuali o preimpostate per evitare errori.

Stili di carattere

Gli stili di carattere sono utilizzati per applicare formattazioni speciali a singole parole o frasi all’interno di un paragrafo. L’uso di stili di carattere può includere grassetto, corsivo, sottolineatura, ecc. Alcuni suggerimenti per ottimizzare l’uso degli stili di carattere:

1. Automazione delle Regole: Nei software avanzati e nei CCMS (Content and Component Management Systems), sfruttate le regole automatiche per applicare stili di carattere specifici. Questo riduce il rischio di errori e velocizza la produzione.
2. Minimizzare il Lavoro Manuale: Riducete la necessità di applicare manualmente stili di carattere per ogni parola. Utilizzate regole di stile per applicazioni ripetitive.

Gestione delle tabelle

Le tabelle possono diventare complesse, specialmente quando contengono molte colonne e righe. Alcuni consigli per una gestione efficace delle tabelle:

1. Semplificazione e Chiarezza: Dividete tabelle complesse in tabelle più piccole se possibile, e utilizzate stili di tabella per mantenere la coerenza visiva.
2. Formattazione Avanzata: Applicate formati di celle, righe e colonne utilizzando stili predefiniti per garantire una presentazione uniforme e per evitare la difficoltà di gestione in ambienti come HTML o CCMS.

Gestione delle Vedove, Orfane e Righe interrotte

La gestione delle vedove e delle orfane, nonché delle righe interrotte, è cruciale per mantenere una presentazione professionale. Questi problemi si verificano quando parti di testo rimangono isolate all’inizio o alla fine di una pagina.

1. Controllo dello Stile Successivo: Configurate i documenti in modo che titoli e figure siano sempre accompagnati dai rispettivi paragrafi o didascalie. Utilizzate le opzioni di “mantieni con il successivo” per evitare separazioni indesiderate.
2. Rimozione delle Righe Interrotte: Impostate la riduzione automatica della crenatura dei caratteri per evitare spazi bianchi eccessivi.

Semplicità vs Complessità: la chiave dell’efficienza

Un’impaginazione efficace deve cercare un equilibrio tra semplicità e complessità. Documenti tecnici, specialmente quelli tradotti in lingue con parole lunghe, devono essere progettati in modo da evitare eccessive complicazioni grafiche che potrebbero ostacolare la leggibilità e la gestione dei contenuti.

Ricordate: I contenuti ben redatti sono più importanti dell’aspetto grafico. Concentratevi su una presentazione chiara e uniforme, piuttosto che su decorazioni eccessive che potrebbero compromettere la leggibilità.

Affidatevi al Team di AP Publishing

Se desiderate ottimizzare l’impaginazione dei vostri documenti tecnici, AP Publishing è qui per aiutarvi. Offriamo analisi approfondite dei vostri file e soluzioni personalizzate per snellire e velocizzare l’impaginazione. Definiamo stili coerenti e creiamo template ad hoc per garantire documenti di alta qualità, funzionali e visivamente in linea con il vostro marchio.

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