3 – Il Regolamento Macchine 2023/1230: download e salvataggio del formato digitale
In questa terza ed ultima parte dell’articolo dedicato al regolamento Macchine 2023/1230 andiamo a riflettere su come rendere scaricabili e accessibili le istruzioni per l’uso che sono date in formato digitale.
Scaricare e salvare le istruzioni per l’uso in formato digitale
Nell’articolo precedente abbiamo posto particolare attenzione all’art. 10 paragrafo 7 del Regolamento Macchine, dedicato al Fabbricante, e a come dare l’accesso alle istruzioni in formato digitale il cui requisito “base” sembra essere la stampabilità.
I formati digitali possono generalmente essere salvati su dispositivi elettronici, ma nella pratica il requisito solleva alcuni interrogativi riguardanti il processo di download. Una domanda è quale formato consentirebbe agli utenti di scaricare le istruzioni per l’uso più facilmente?
Un processo di download che utilizza un software comune e un browser comune dovrebbe essere conforme al requisito. Al contrario, un processo che utilizza formati proprietari appare problematico, poiché non ci si può aspettare che l’utente sia in grado di procedere. Nel caso si utilizzino formati proprietari, dovrà essere fornito il software necessario alla visualizzazione unitamente alle istruzioni digitali per l’uso. Inoltre, il software non dovrebbe richiedere un processo di installazione poiché non si può presumere che l’utente disponga dei diritti di amministratore necessari per installare il software. (Per ulteriori informazioni vedere anche ISO/IEC/IEEE 26514:2022. Al punto 9.3 questo standard tratta della selezione di supporti e formati appropriati).
Il produttore può prendere in considerazione l’utilizzo di una pagina di destinazione per il download, che viene utilizzata anche per fornire informazioni sensibili alle quali si applicano restrizioni di accesso e vengono implementate dal produttore, ad esempio richiedendo l’immissione di una password. Ciò si tradurrebbe in una “barriera”. Potrebbe essere difficile o quasi impossibile garantire la compatibilità tra il requisito di una facile accessibilità e disponibilità per il download da un lato e una restrizione dell’accesso dall’altro. Nel prossimo futuro verranno stabilite specifiche legali o normative in merito al “Passaporto digitale dei prodotti”. Ulteriori chiarimenti in futuro.
L’obbligo di fornire le istruzioni per l’uso in un formato stampabile e memorizzabile si applica anche a qualsiasi informazione incorporata nel software della macchina, come la “guida in linea”. La progettazione dei sistemi di “aiuto in linea” di solito non è focalizzata sulla fornitura di informazioni in un formato stampabile. Il RM non richiede, tuttavia, che ogni singola informazione fornita debba essere stampabile; devono essere stampabili solo le istruzioni per l’uso e le informazioni richieste ai sensi dell’allegato III.
Molti sistemi di gestione dei contenuti (CMS, CCMS) consentono di creare un manuale ed estrarre parti della guida in linea dalla stessa fonte di dati in base a regole. Le rispettive parti dei manuali possono anche essere migliorate con indicatori di salto a cui è possibile fare riferimento nel software per posizionare e visualizzare la guida della pagina, le informazioni sui parametri e i suggerimenti nelle posizioni giuste.
Rendere le istruzioni per l’uso in formato digitale accessibili durante il ciclo di vita previsto
c) renderle accessibili online durante il ciclo di vita previsto della macchina o del prodotto correlato e per un periodo di almeno 10 anni dopo l’immissione sul mercato della macchina o del prodotto correlato. Tuttavia, su richiesta dell’utilizzatore al momento dell’acquisto, il fabbricante fornisce gratuitamente le istruzioni per l’uso in formato cartaceo entro un mese.
Un requisito importante relativo all’accessibilità delle istruzioni per l’uso è il periodo di tempo durante il quale le istruzioni per l’uso digitali devono essere accessibili. Non deve essere inferiore al tempo massimo che il produttore prevede ragionevolmente di far utilizzare il prodotto: la durata prevista.
Di solito, la durata di vita dei macchinari è piuttosto lunga: 20 anni non sono del tutto inaspettati. I produttori possono trovarsi in una sorta di trappola, poiché da un lato i reparti vendite e marketing spesso promuovono i macchinari come durevoli, consentendone l’uso per “generazioni”. D’altro canto, i produttori devono garantire l’accessibilità per l’intero periodo, sopportando tutte le incertezze relative agli sviluppi tecnici durante tale periodo. In futuro i produttori dovranno valutare attentamente se una durata eccessiva non possa portare a problemi tecnici riguardo all’accessibilità delle istruzioni per l’uso digitali.
Il requisito di accessibilità è applicabile a qualsiasi macchinario prodotto, compresi tutti i tipi di variazioni e indipendentemente dal fatto che il macchinario sia attualmente commercializzato o meno. Di conseguenza, i produttori saranno probabilmente costretti a mantenere un database di tutte le istruzioni per l’uso pubblicate e a fornirne l’accesso agli utenti tramite un “database online”.
I produttori sono tenuti a organizzare un flusso di lavoro adeguato per la consegna delle istruzioni per l’uso in formato cartaceo e dovrebbero includere un’opzione di consegna su richiesta per le istruzioni per l’uso stampate quando progettano le informazioni per i loro prodotti.
Il formato cartaceo dovrà essere consegnato entro un termine fisso di un mese. Questo requisito non sembra essere compatibile con la pratica dell’industria dei macchinari, poiché l’intervallo di tempo tra l’acquisto e la produzione dei macchinari è spesso significativo e può durare alcuni mesi o addirittura anni. Inoltre, le istruzioni per l’uso verranno spesso redatte alla fine del processo di fabbricazione e verranno consegnate solo al momento dell’accettazione e della presa in consegna della macchina da parte del cliente o anche dopo che il montaggio e l’installazione della macchina sono stati completati.
Il termine “momento dell’acquisto” si riferisce al giorno in cui l’utente stipula un contratto di acquisto. È «buffo» che il RM conceda questo diritto “all’utente”, poiché l’utente non sarà la persona giuridica che stipula il contratto di acquisto (nella maggior parte dei casi sarà il datore di lavoro dell’utente). Sembra che la redazione del RM non abbia tenuto conto di questo, ma abbia semplicemente utilizzato il termine “utente” in conformità con tutte le altre norme e regolamenti.
Cosa fare da qui all’entrata in vigore del Regolamento Macchine
La creazione di contenuti buoni e validi è sempre la prima regola.
Le modalità di fruizione delle informazioni sono cambiate, occorre adeguarsi. La capacità di leggere e capire un testo è scesa drasticamente. Oggi abbiamo la risoluzione di problemi con chatbot e FAQ online, dispositivi elettrici connessi (IoT) e popup e micro messaggi sulle app e software con guide in linea e video intitolati «come fare a…».
É possibile dare il formato elettronico, ma la copia cartacea deve essere data gratuitamente entro un mese dietro la richiesta dell’acquirente al momento dell’acquisto della macchina. Quindi copia cartacea sempre disponibile (qui aiutano i CCMS e il cross-media publishing). È anche vero che non a senso dare un HTML fatto come un PDF ovvero pensato per la carta, a meno che non sia arricchito da video, 3D o realtà immersive. Possiamo pensare che i vantaggi immediati di un HTML sia la facile gestione dei link trasversali a più documenti. Ma per beneficiare della potenza dell’HTML occorre pensare ad un una nuova struttura delle informazioni che compongono le istruzioni per l’uso.
Cosa fare quando le istruzioni per l’uso sono date in formato digitale
1 – AVERE LA MARCATURA SULLA MACCHINA O ALTRO DOCUMENTO STAMPATO DEL MODO CON CUI L’OPERATORE PUÒ ACCEDERE ALLE INFORMAZIONI IN FORMATO ELETTRONICO.
Ad esempio un QRcode, un RFID, beacon, accompagnati da un pittogramma di “Obbligo di lettura del manuale Istruzioni” (M002).
2 – DESCRIVERE CHIARAMENTE QUALE VERSIONE DELLA DOCUMENTAZIONE CORRISPONDE AL MODELLO DELLA MACCHINA.
Questo aspetto riguarda le macchine costruite in serie più che le custom. La macchina evolve e con essa la documentazione tecnica. Una macchina vecchia di 7 anni corrisponde ad una versione più vecchia della documentazione tecnica.
3 – FAR SÌ CHE IL FORMATO DIGITALE PERMETTA IL DOWNLOAD DELLE ISTRUZIONI E IL SALVATAGGIO SU UN DISPOSITIVO PER UNA CONSULTAZIONE IN QUALSIASI MOMENTO, ANCHE IN CASO DI MACCHINA SPENTA O NON FUNZIONANTE.
Questo vale anche per le macchine che hanno la documentazione tecnica integrata con il software della macchina. La versione digitale può essere un PDF o un insieme di pagine html in cloud.
La versione stampabile del manuale istruzioni dovrà essere disponibile integralmente con un click per il download.
Si potrebbe pensare ad un comando tipo crea PDF ma dovrebbe eseguire il PDF della documentazione intera e non della singola pagina html.
Il formato digitale deve essere disponibile per l’intero ciclo di vita del prodotto.
