Perché esternalizzare la documentazione tecnica?
04/05/2023
in Comunicazione Tecnica, Sicurezza dei prodotti, Sicurezza di Macchine e Impianti, Standard di scrittura tecnica, Traduzione e Localizzazione
Riportiamo di seguito la traduzione di un articolo di Paul Ballard di 3Di sulle motivazioni nell’affidare all’esterno la redazione della documentazione tecnica dei prodotti. L’autore individua due domande fondamentali a cui rispondere per capire quando esternalizzare l’attività di redazione. La prima domanda la facciamo sempre ai nostri potenziali clienti. Solo con obiettivi ben definiti possiamo accorgerci se abbiamo gli strumenti e la conoscenza per raggiungerli. La seconda domanda invece analizza se c’è la possibilità di esternalizzare anche solo una parte del processo di creazione della documentazione. Sappiamo che anche l’outsourcing della documentazione tecnica è un modello fattibile perché è quello che abbiamo fatto negli ultimi 20 anni. Anche noi di AP Publishing abbiamo trovato un’ampia gamma di risorse e modelli di interazione che possono funzionare molto bene.
Negli ultimi 50 anni , l’outsourcing è diventato uno dei modelli di business più popolari della storia. Sebbene comporti sempre qualche rischio, nessuno metterebbe in dubbio i benefici a lungo termine se è fatto bene. Costi inferiori, la capacità di concentrarsi sul proprio core business, la fine dei problemi di capacità e un accesso più facile alle risorse intellettuali che potrebbero essere troppo costose o troppo difficili da reperire nel proprio giardino. Ecco perché le aziende di oggi esternalizzano quasi tutto, dai servizi di pulizia, alla produzione ai montaggi e la tendenza sembra essere in crescita.
Abbiamo identificato due domande chiave che riteniamo utili per esplorare se l’esternalizzazione della redazione della documentazione tecnica potrebbe essere una buona opzione per te.
Quali vantaggi aziendali desiderate ottenere dalla vostra documentazione tecnica?
Ad esempio, forse le tue priorità sono legate a:
- supportare un rilascio di prodotto a breve termine
- migliorare la tua documentazione tecnica in modo che rappresenti meglio il prodotto
- rendere più efficiente la gestione delle informazioni tecniche sui prodotti all’interno dell’azienda
- migliorare l’esperienza del cliente quando utilizza i tuoi prodotti
- essere conforme e rispettare le normative
- facilitare la crescita internazionale grazie alla documentazione tecnica più facile da tradurre
Se hai esternalizzato la documentazione tecnica, quali potrebbero essere gli output, i processi e i punti di connessione specifici con il partner di servizi?
A seconda del settore, la documentazione tecnica può spesso essere creata e gestita come un insieme di attività, con punti di connessione specifici con gli altri processi di redazione mantenuti all’interno. Ciò rende relativamente facile esternalizzare e garantire comunque che il partner esterno contribuisca con successo a soddisfare i tuoi vantaggi prioritari. Tu e i tuoi colleghi avete quasi sicuramente già esternalizzato altre attività e avrete visto quali circostanze caratterizzano un modello di esternalizzazione che funziona bene. Tieni presente che “esternalizzare” non significa necessariamente completamente “offshore” o completamente “remoto” dalle tue altre operazioni.
Quindi, perché dovrei esternalizzare la redazione della documentazione tecnica piuttosto che fare tutto da solo?
1) Valore più alto
I nostri clienti raramente si rivolgono a noi dicendo di voler ridurre i costi di redazione tecnica: il loro fattore più comune è la frustrazione di non ottenere un buon valore per ciò che attualmente spendono per un team di scrittura tecnica interno o per l’energia e il tempo spesi da più risorse intorno all’azienda. Che si tratti di ottenere di più con lo stesso budget o di concentrare un budget inferiore su esigenze prioritarie, sarà molto più facile sostenere quel rapporto qualità-prezzo con un partner di documentazione esterno che sa cosa sta facendo.
Ovviamente, esternalizzando, significa che diventa compito del tuo partner esterno coprire e preoccuparsi di tutti i costi diretti che avresti per un team interno, come ad esempio:
- Costi di reclutamento
- Costi del personale
- Costi per uffici e attrezzature aggiuntive
- Costi di formazione regolari
- Costi degli strumenti software specializzati
- Costi di turnover del personale
- Adeguamento per requisiti di lavoro flessibili
- Costi di gestione delle risorse umane e di linea
Ovviamente questi costi esistono ancora, ma per te è molto più semplice e il partner di outsourcing dovrebbe mirare ai risparmi gestendo in modo più efficiente questi costi adattando il servizio al variare delle priorità e mantenendo sempre il rapporto qualità-prezzo al centro della relazione.
2) Maggiore attenzione
Giocare sui nostri punti di forza sembrerebbe una cosa istintivamente sensata da fare. Tuttavia, come esseri umani tendiamo ad accumulare compiti aggiuntivi che estendono le nostre capacità. Il sondaggio di Deloitte nel 2016 a proposito dell’outsourcing ha scoperto che la necessità di aumentare la qualità è stata una delle ragioni principali per cui il 57% degli intervistati ha scelto di esternalizzare. Nel 2022 il sondaggio sull’outsourcing ha dato come risultato che le aziende vogliono avere nel momento del bisogno, il talento giusto con le giuste conoscenze al prezzo giusto. Se sei un Product Manager che ha passato serate e fine settimana a scrivere manuali per rilasciare un prodotto o i tuoi manuali sono stati finora scritti principalmente da ingegneri, o tu e i tuoi colleghi avete difficoltà a immaginare un mondo al di là della fornitura di molti PDF per i vostri clienti, probabilmente hai raggiunto il punto in cui è meglio farsi aiutare da uno specialista. Il vantaggio è duplice: otterrai sicuramente una qualità migliore, ma inizierai anche a fornire risultati migliori anche per il tuo core business, poiché non avrai la distrazione della documentazione.
3) Flessibilità
Con i processi di sviluppo agili di oggi, non ci sono gli stessi alti e bassi che c’erano in passato, ma potrebbero esserci progetti o scadenze che richiedono temporaneamente risorse aggiuntive. Un fornitore di servizi in outsourcing dovrebbe essere in grado di fornirti tale flessibilità, senza il costo aggiuntivo tipico dell’assunzione di qualcuno a breve termine.
L’altro modo di pensare alla flessibilità è nelle competenze a cui hai accesso. In base alle priorità quasi sicuramente avrai bisogno di più di un cervello per ottenere ciò di cui hai bisogno, anche se il tempo totale speso è equivalente a una persona a tempo pieno.
Quando forniamo servizi di scrittura tecnica in outsourcing, uniamo diverse persone attorno a un redattore tecnico di base che si concentra sulla conoscenza del prodotto e del cliente. Ogni membro del team fornisce la propria specializzazione e ciascuno contribuisce part-time a diversi progetti dei clienti. Questo approccio garantisce che ogni membro del team AP Publishing si concentri sui propri punti di forza, si tenga al passo con le buone prassi del settore e distribuisca la propria esperienza in modo mirato per ogni cliente quando ne ha bisogno.
Fai le domande giuste per trovare risposte significative
La chiave per stabilire se esternalizzare la tua redazione tecnica sia funzionale per te dipende davvero dalle risposte a quelle due domande che abbiamo descritto in precedenza nell’articolo:
- Quali vantaggi aziendali desiderate ottenere dalla vostra documentazione tecnica?
- Se hai esternalizzato la redazione tecnica, quali potrebbero essere gli output, i processi e i punti di connessione specifici con il partner esterno?
Con questi concetti come base per la discussione, tu ei tuoi colleghi potete iniziare a valutare le opzioni di outsourcing come alternativa.
